Hoje, vamos falar sobre um assunto de extrema importância para a gestão dos nossos canais e ativos digitais: o Comitê de Gestão de Canais e Ativos Digitais da nossa organização. Neste post, vamos explorar o papel desse comitê, suas responsabilidades e como ele contribui para o sucesso da nossa empresa no ambiente digital. Acompanhe conosco e descubra como essa estrutura pode ser fundamental para a efetividade das nossas estratégias online.
Você já se perguntou quem é responsável pela gestão de tags, pixels, senhas e outros ativos digitais das empresas? Ou se precisa haver um responsável?
Muitas vezes, ocorre a perda de acesso a contas antigas devido à falta de controle ou à criação desnecessária de ativos digitais sem planejamento. É comum vermos a criação descentralizada de contas, domínios e acessos a ferramentas por pessoas de diferentes departamentos, usando e-mails pessoais ou até mesmo e-mails “empresariais” não registrados. Quando esses funcionários saem da empresa, o acesso é perdido e muitas vezes não se sabe quem criou esses ativos.
Além do cuidado com logins e senhas, é importante avaliar o impacto de novos canais ou ferramentas na marca e na estratégia de marketing, além de verificar possíveis conflitos técnicos que possam prejudicar o funcionamento dos canais.
Para resolver esses problemas, sugiro a criação de um Comitê de Gestão de Canais e Ativos Digitais da Organização. Esse comitê seria formado por 3 a 5 pessoas, divididas em 3 funções: Proprietário, Gestor e Técnico. Todos os membros do comitê devem ter verificação em duas etapas em todos os ativos digitais e usar senhas seguras. Além disso, é necessário criar um e-mail e definir um número de telefone oficial para cadastros e recuperação de senhas, que só serão acessados pelos membros do comitê.
Os “Membros Proprietários” seriam pessoas da alta liderança da empresa, responsáveis pela contratação e demissão. Eles seriam os donos dos ativos e seus dados seriam utilizados no registro de domínio, contratação de ferramentas, etc.
O “Membro Gestor” seria responsável pela aprovação da criação de contas e contratação de ferramentas, normalmente ocupado pelo diretor de marketing ou cargo parecido. Essa pessoa avalia o impacto desses novos ativos nas estratégias da empresa e consulta os envolvidos antes de tomar uma decisão.
Os “ Membros Técnicos” seriam profissionais com conhecimentos técnicos diversos, responsáveis pela criação e configuração dos ativos digitais. Eles teriam os mesmos acessos que os “Membros Proprietários” e o “Membro Gestor”. Em alguns casos, pode ser necessário terceirizar essa atividade.
Em alguns casos, pode não haver um profissional interno com as habilidades necessárias para realizar uma determinada atividade, e, portanto, é preciso terceirizá-la. Em muitas organizações, essa atividade é realizada por alguém da agência que presta serviços, mas é crucial garantir que essa pessoa tenha conhecimento técnico e contratos de confidencialidade, pois envolve acesso a dados sensíveis da organização.
Para implementar o comitê, é necessário definir os membros, prepará-los para suas funções, criar um e-mail e telefone oficiais, fazer um levantamento de todos os ativos digitais da empresa, definir acessos e compartilhar essas informações com os membros do comitê.
É importante seguir boas práticas, como utilizar o Gerenciador de Negócios do Meta, deixar apenas os membros do comitê e profissionais específicos com acesso ao Google Ads e Google Analytics, utilizar o CNPJ da empresa no registro BR, entre outros.
Gerenciador de Negócios do Meta
O Gerenciador de Negócios do Meta é uma ferramenta que permite o controle de acessos e gerenciamento de ativos digitais da empresa. No comitê, todos os membros devem ter “Controle total” de acesso à conta empresarial, mas não necessariamente precisam ter ativos atribuídos a eles. Já os demais colaboradores da empresa que precisam acessar ativos Meta, como Facebook, Instagram, Pixel e Contas de anúncios, devem ter “Acesso parcial” à conta empresarial, mas podem ter níveis máximos de acesso em ativos específicos, se necessário.
É importante que todos os membros do comitê tenham verificação em duas etapas no Facebook e usem senhas seguras. Se possível, os demais funcionários também devem ter verificação em duas etapas no Facebook e usar senhas seguras.
Todos os ativos digitais devem estar dentro do Gerenciador de Negócios da empresa, sendo propriedade da empresa e não de um usuário específico. É recomendado evitar ter múltiplos gerenciadores de negócios e preferencialmente colocar todos os ativos em um único gerenciador.
É estritamente proibido criar perfis falsos no Facebook para gerenciar páginas. O procedimento correto é usar os perfis reais dos funcionários e definir níveis de acesso de acordo com a necessidade de cada um. Agências de publicidade devem ser incluídas como “Parceiros” no Gerenciador de Negócios.
No Google Ads, apenas os membros do Comitê e o profissional de Mídia devem ter acesso. É preferível cadastrar o CNPJ da empresa em vez do CPF de um usuário na conta de pagamento do Google Ads.
No Google Analytics, apenas os membros do Comitê e o profissional de Métricas devem ter acesso. Existem regras para dividir as propriedades e fluxos de dados. É recomendado consultar um especialista.
No Tag Manager, apenas os membros do Comitê devem ter acesso. O “Membro técnico” provavelmente será o administrador dos containers.
No Google Search Console, apenas os membros do Comitê e o profissional de SEO devem ter acesso.
Redes sociais diversas
Algumas redes sociais não possuem gerenciadores com múltiplos usuários, o que significa que várias pessoas precisam compartilhar o mesmo login e senha. Nesses casos, é importante definir um e-mail e telefone de recuperação de senha durante a criação do comitê. Essas informações devem ser mantidas em sigilo e não devem ser compartilhadas com pessoas de fora do comitê. Um membro do comitê será responsável por fazer o login no dispositivo do funcionário. Os funcionários não podem alterar os contatos de recuperação de senha ou a senha da conta sem a autorização de um membro do comitê.
Ferramentas (e-mail, automação, seo, crm etc.)
Cada ferramenta possui suas próprias regras de acesso e controle de usuários, algumas com diferentes níveis de uso. Portanto, é importante decidir caso a caso, levando em consideração a mecânica de cada ferramenta.
Dica importante: Evite usar a mesma senha para o seu e-mail principal e outras contas da empresa. É possível usar a mesma senha para algumas contas, como Instagram e Twitter, mas nunca use a mesma senha de recuperação. Além disso, a senha de recuperação deve ser conhecida apenas pelos membros do comitê.
Em conclusão, o Comitê de Gestão de Canais e Ativos Digitais da Organização desempenha um papel fundamental na estratégia digital de uma empresa. Ao reunir profissionais de diferentes áreas, esse comitê é capaz de garantir uma abordagem integrada e eficiente na gestão dos canais e ativos digitais da organização. Além disso, o comitê também é responsável por definir diretrizes, estabelecer metas e monitorar o desempenho dos canais digitais, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos da empresa. Com uma gestão eficaz, a organização pode aproveitar ao máximo as oportunidades oferecidas pelo ambiente digital e alcançar resultados significativos em sua presença online.
Precisando de ajuda para organizar as contas da sua empresa? Entre em contato conosco, que te ajudamos a implementar processos para uma gestão eficaz dos canais e ativos digitais da sua organização.
